PENAJAM – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Kabupaten Penajam Paser Utara (PPU) mulai melakukan proses penataan dan pemusnahan arsip kadaluarsa. Langkah ini dilakukan untuk menyaring dokumen yang sudah tidak relevan dan tidak memiliki nilai guna administratif.
Kepala Dispusip PPU, Muhammad Yusuf Basrah mengatakan, pemusnahan arsip dilakukan dengan mengacu pada prosedur dan regulasi yang berlaku. Salah satunya adalah keterlibatan tenaga ahli dari lembaga kearsipan provinsi.
“Kami tidak bisa sembarangan memusnahkan arsip. Harus melalui penilaian dari ahli arsip, biasanya kami panggil dari provinsi untuk menilai,” kata Yusuf, Kamis (31/7/2025).
Menurut Yusuf, arsip yang dapat dimusnahkan umumnya berusia minimal lima tahun dan telah dinyatakan tidak memiliki nilai guna hukum, administratif, maupun sejarah. Tahun ini, sejumlah dokumen dari Badan Keuangan dan Aset Daerah (BKAD) serta Sekretariat Daerah akan masuk dalam daftar pemusnahan.
“Sekarang masih proses identifikasi. Setelah itu baru diputuskan arsip mana saja yang memang layak untuk dimusnahkan,” ujarnya.
Pemusnahan dilakukan dengan cara penghancuran fisik, seperti menggunakan mesin penghancur kertas. Cara ini dinilai aman dan sesuai standar perlindungan informasi sensitif.
“Awal tahun ini, BKAD sudah pernah melakukan proses pemusnahan, tapi itu lanjutan dari proses tahun sebelumnya,” ungkap Yusuf.
Tahapan pemusnahan dimulai dari pengumpulan berkas, identifikasi kelayakan, hingga rekomendasi dari bupati sebagai pihak yang menyetujui pelaksanaan kegiatan.
Selain pemusnahan, Dispusip juga tengah melaksanakan penataan arsip aktif dan inaktif milik perangkat daerah untuk memastikan pengelolaan dokumen berjalan lebih efisien dan rapi.
“Kegiatan penataan ini penting supaya dokumen yang benar-benar dibutuhkan tetap tersedia, dan yang tidak perlu bisa segera diproses pemusnahannya,” pungkasnya.
